Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung GastroFlow sowie über damit verbundene Hardware-, Integrations- und Dienstleistungen zwischen Fenix Web / FenixWEB (nachfolgend „Anbieter“ oder „Fenix“), Einzelunternehmer mit Sitz in 1010 Wien, Österreich, und dem Kunden (nachfolgend „Gastronom“ oder „Kunde“).

(2) Die Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 UGB (Unternehmensgesetzbuch) sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 1 KSchG ist ausgeschlossen. Mit der Bestellung bzw. Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln und kein Verbrauchergeschäft abzuschließen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(4) Individuelle Vereinbarungen (z. B. Enterprise-SLA, gesonderte Auftragsverarbeitungsverträge, Projektangebote) gehen diesen AGB im Range vor, soweit sie schriftlich oder in Textform abgeschlossen wurden.

(1) Gegenstand des Vertrages ist – je nach Vereinbarung – die entgeltliche, zeitlich befristete Bereitstellung der GastroFlow-Plattform als webbasierte SaaS-Lösung, die Lieferung und Integration von Hardware/Zubehör sowie unterstützende Dienstleistungen (Einrichtung, Schulung, Inbetriebnahme) im vereinbarten Umfang.

(2) Der SaaS-Leistungsumfang umfasst – je nach gebuchtem Tarif – insbesondere folgende Module:

• Flow Menu – digitale Speisekarte (QR-basiert, mehrsprachig, Allergenfilter);
• Flow Order – QR-Tischbestellung ohne Gast-App, inkl. Upselling und digitaler Zahlungsanbindung;
• Flow Kitchen – Küchen-Display-System (KDS) mit Echtzeit-Bons, Stationen, Statussteuerung und Offline-Pufferung;
• Flow Reserve – Online-Tischreservierung inkl. Bestätigungen und No-Show-Schutz (tarifabhängig);
• Flow Connect – Anbindungen, Live-Desk und operative Schnittstellen gemäß Tarifbeschreibung.

(3) Hardware & Zubehör (soweit gesondert bestellt): NFC-Epoxy-Sticker, wetterfeste QR-Tischaufsteller, Bondrucker, Terminals/Tablets sowie Netzwerk-Hardware (z. B. für VLAN-Trennung). Fenix agiert als Integrations- und Vertriebspartner, nicht als Hersteller sämtlicher Komponenten. Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Bezahlung gemäß § 7.

(4) Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Tarif-/Leistungsbeschreibung sowie aus ggf. gesondert vereinbarten Angeboten. Der Anbieter ist berechtigt, die Software fortlaufend weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und technisch zu verbessern, soweit der vertragliche Kernnutzen erhalten bleibt.

(5) Leistungsgrenzen: Fenix schuldet keine Telekommunikationsdienstleistung, keinen Betrieb eines öffentlichen Netzes und keine Garantie für ununterbrochenen Lokalbetrieb. Kasse, Netzwerk und WLAN unterliegen der Abgrenzung gemäß § 3 und § 6.

(1) Soweit vereinbart, richtet Fenix Netzwerkkomponenten ein bzw. integriert sie (z. B. VLAN-Trennung zwischen Betriebsnetz und Gast-WLAN, Access Points, Switches). Fenix ist dabei ausschließlich Einrichter und Integrator.

(2) Der Kunde bleibt alleiniger Betreiber des lokalen Netzes und des Gast-WLANs (einschließlich Passwort-/Captive-Portal-Politik, Nutzungsregeln für Gäste, Protokollierung soweit gesetzlich erforderlich).

(3) Der Kunde stellt Fenix von sämtlichen Ansprüchen Dritter und Behörden frei, die aus der Nutzung oder dem Missbrauch des Gast-WLANs oder des Kundennetzes entstehen – insbesondere Urheberrechtsverletzungen, illegale Downloads/Streaming, Betrug, Datenschutzverstöße durch Gäste oder Personal sowie behördliche Auskunfts- und Unterlassungsverlangen –, soweit Fenix nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig (im Sinne von § 13 Abs. 1) gehandelt hat.

(4) Störungen durch den Internetanschluss des Kunden, Providerausfälle, Fehlkonfigurationen nach Übergabe oder eigenmächtige Änderungen am Netzwerk begründen keinen Mangel der Fenix-Leistung.

(1) Der Anbieter kann dem Kunden eine Test- bzw. Erprobungsphase einräumen. Während der Testphase werden SaaS und ggf. Leihgeräte „as is“ bereitgestellt; der Funktionsumfang kann eingeschränkt sein. Diese AGB gelten entsprechend.

(2) 30-Tage-Zufriedenheitsgarantie: Innerhalb der ersten dreißig (30) Kalendertage ab Beginn des entgeltlichen Vertragsverhältnisses kann der Kunde den SaaS-Vertrag ohne Angabe von Gründen schriftlich oder per E-Mail kündigen. In diesem Fall erstattet der Anbieter die für diesen Zeitraum bereits gezahlte SaaS-Gebühr vollständig zurück. Nicht erstattungsfähig sind einmalige Setup-, Montage-, Verkabelungs-, Hardware- oder Drittkosten, soweit als solche ausgewiesen oder erbracht.

(3) Fiktive Abnahme: Die Leistungen gelten als abgenommen, wenn der Kunde (a) die Testphase ohne schriftliche Rüge wesentlicher Mängel ablaufen lässt, oder (b) die Systeme im Live-Betrieb des Lokals weiter nutzt, oder (c) die Abnahme ausdrücklich erklärt. Unwesentliche Mängel hindern die Abnahme nicht.

(4) Leihgeräte: Leih- oder Demogeräte sind nach Ende der Testphase bzw. auf Anforderung unverzüglich in ordnungsgemäßem Zustand zurückzugeben. Verlust, Beschädigung und unterlassene Rückgabe berechtigen Fenix zur Berechnung des Wiederbeschaffungswerts. Montage- und Verkabelungsaufwände bleiben auch bei Abbruch der Testphase vergütungspflichtig.

(5) Die Garantie setzt voraus, dass kein Missbrauch vorliegt (z. B. parallele Mehrfachkonten zum wiederholten Erwirken von Erstattungen). Nach Ablauf der 30 Tage gelten die regulären Kündigungsregeln gemäß § 12.

(1) Der Kunde stellt sicher, dass alle in GastroFlow hinterlegten Inhalte und Konfigurationen rechtmäßig, aktuell und vollständig sind. Insbesondere obliegt dem Kunden:

• korrekte Speisen- und Getränkepreise sowie MwSt.-Sätze (insbesondere 10 % und 20 % in Österreich);
• korrekte Kennzeichnung von Allergenen und Zusatzstoffen gemäß LMIV und nationaler Vorschriften;
• korrekte Tischzuordnungen, Stornos, Rabatte und Belegkorrekturen durch Personal;
• Einhaltung jugendschutzrechtlicher Vorgaben (insbesondere Abgabe alkoholischer Getränke);
• Schulung des Personals und sichere Verwaltung von Zugangsdaten (kein Teilen von Admin-Passwörtern, zeitnahe Sperrung ausgeschiedener Mitarbeiter).

(2) Der Kunde ist für Auswahl, Konfiguration und Betrieb seiner Endgeräte, Drucker und der lokalen Netzwerkumgebung verantwortlich, soweit nicht ausdrücklich als Fenix-Leistung vereinbart.

(3) Verzögerungen oder Fehler aufgrund unvollständiger oder verspäteter Mitwirkung gehen nicht zu Lasten des Anbieters.

(1) Backup-Pflicht des Kunden: Der Kunde ist verpflichtet, arbeitstäglich angemessene Sicherungskopien seiner betrieblichen und fiskalrelevanten Daten zu erstellen bzw. Exporte zu prüfen (soweit tariflich vorgesehen). Fenix haftet nicht für Datenverlust, soweit der Kunde dieser Pflicht nicht nachgekommen ist oder der Verlust außerhalb der zumutbaren Kontrolle von Fenix liegt.

(2) Der Anbieter gestaltet fiskalrelevante Funktionen so, dass sie den Anforderungen der österreichischen RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) entsprechen können – soweit der jeweilige Tarif diese Funktionen umfasst. Für Betriebe mit Deutschland-Bezug unterstützt die Plattform – tarifabhängig – Schnittstellen/Exporte im Kontext der KassenSichV / TSE sowie GoBD-nahe Exporte.

(3) Der Kunde stellt korrekte Stammdaten (Betriebsdaten, UID, Steuersätze, Standorte), Zertifikate und Belegprozesse rechtzeitig bereit und teilt Änderungen unverzüglich mit.

(4) Die finale steuer-, kassen- und aufbewahrungsrechtliche Verantwortung verbleibt ausschließlich beim Kunden.

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Tarif (z. B. Bistro, Restaurant, Enterprise), der aktuellen Preisliste und gesonderten Angeboten für Hardware/Dienstleistungen. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit anwendbar.

(2) Hardware-Anzahlung: Bei Hardwarebestellungen ist eine Anzahlung von 50 % des Hardwarepreises bei Bestellung fällig. Der Restbetrag ist nach Übergabe bzw. Inbetriebnahme innerhalb von 7–10 Tagen zahlbar, sofern nicht anders vereinbart.

(3) Eigentumsvorbehalt: Gelieferte Hardware und Zubehör bleiben bis zur vollständigen Bezahlung aller Forderungen aus dem jeweiligen Lieferverhältnis Eigentum von Fenix. Weiterveräußerung, Verpfändung oder Sicherheitsübereignung vor Eigentumsübergang bedürfen der Zustimmung von Fenix.

(4) Rechnungen werden elektronisch gestellt. Monatstarife für SaaS sind im Voraus zahlbar, sofern nicht anders vereinbart. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter nach Mahnung berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren und Lieferungen zurückzuhalten.

(1) 0 % Fenix-Plattformprovision: Der Anbieter erhebt keine umsatzabhängige Provision auf Bestell- oder Reservierungsumsätze des Kunden. Es fallen ausschließlich die vereinbarten SaaS-Tarife sowie ggf. ausgewiesene Zusatzleistungen an.

(2) Kartenzahlungen über externe Zahlungsdienstleister: Digitale Kartenzahlungen (inkl. Apple Pay / Google Pay) werden über unabhängige Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe, SumUp oder vergleichbare Anbieter) abgewickelt. Dabei fallen bankübliche Transaktionsspesen typischerweise in der Größenordnung von etwa 2–3,5 % an. Diese Spesen werden vom jeweiligen Zahlungsdienstleister erhoben bzw. einbehalten; Fenix schlägt keine eigene Plattformprovision darauf auf. Maßgeblich sind die Konditionen des Zahlungsdienstleisters.

(3) Fenix haftet nicht für Ausfälle, Sperren, Chargebacks, Auszahlungsverzögerungen oder Vertragsänderungen der externen Payment-Gateways. Vertragsbeziehung und KYC liegen zwischen Kunde und Zahlungsdienstleister.

(1) Der Anbieter strebt eine durchschnittliche Verfügbarkeit der SaaS-Kernplattform von 99,5 % pro Kalenderjahr an (gemessen am Zugang zu den zentralen Cloud-Diensten, ausgenommen geplante Wartungsfenster und Umstände außerhalb der zumutbaren Kontrolle des Anbieters).

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit in verkehrsschwachen Zeiten durchgeführt und – soweit vernünftig möglich – vorab angekündigt.

(3) Offline-Pufferung: Das Flow-Kitchen-KDS verfügt über eine lokale Pufferungsfunktion, die bei vorübergehendem Ausfall des lokalen WLAN/Netzwerks die fortlaufende Anzeige und Bearbeitung bereits übermittelter bzw. lokal gepufferter Aufträge unterstützt. Nach Wiederherstellung der Verbindung werden Daten nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten synchronisiert. Eine vollständige Offline-Autarkie aller Module wird nicht geschuldet.

(4) Höhere Gewalt, Ausfälle von Drittprovidern (Hosting, CDN, Zahlungsdienstleister, Telekommunikation) und Störungen im Netzwerk des Kunden begründen keinen Mangel, soweit der Anbieter angemessene Sorgfalt walten lässt.

(5) Rügepflicht (§ 377 UGB): Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung, spätestens jedoch binnen angemessener Frist nach Erkennbarkeit, schriftlich oder in Textform zu rügen. Unterlässt der Kunde die rechtzeitige Rüge, gilt die Leistung als genehmigt, soweit es sich nicht um einen Mangel handelt, der bei Untersuchung nicht erkennbar war.

(1) Gästedaten gehören zu 100 % dem Gastronomen. Alle vom Kunden oder dessen Gästen im Rahmen der Nutzung erzeugten betrieblichen und personenbezogenen Gästedaten (Kontakte, Bestellhistorie, Reservierungen, CRM-Einträge) stehen dem Kunden zu. Der Anbieter beansprucht kein Plattform-Monopol und kein wirtschaftliches Eigentum an diesen Kundendaten.

(2) Der Kunde kann – soweit technisch und tariflich vorgesehen – seine Daten exportieren. Nach Vertragsende unterstützt der Anbieter im Rahmen des Zumutbaren die Herausgabe bzw. Löschung gemäß Datenschutzvereinbarung.

(3) An der Software GastroFlow, der Marke, dem Design, dem Quellcode, den Schnittstellen und der Dokumentation verbleiben sämtliche Rechte beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern. Dem Kunden wird lediglich ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht eingeräumt.

(4) Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, anonymisierte und aggregierte Nutzungsstatistiken zur Produktverbesserung zu verwenden, ohne dass Rückschlüsse auf einzelne Gäste oder den Kunden möglich sind.

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, geschieht dies als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab bzw. erklären die jeweils aktuelle AVV-Vorlage des Anbieters zum Vertragsbestandteil.

(2) Das Hosting der Produktivsysteme erfolgt in der Europäischen Union bzw. im EWR, soweit nicht ausnahmsweise und unter Einhaltung der DSGVO-Transfermechanismen anders vereinbart.

(3) Der Kunde ist Verantwortlicher für die Verarbeitung von Gästedaten in seinem Betrieb und stellt die erforderlichen Informationen (Datenschutzerklärung, Einwilligungen, Widerspruchsrechte) gegenüber seinen Gästen bereit.

(4) Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) werden im AVV bzw. in der Sicherheitsdokumentation des Anbieters beschrieben und dem Stand der Technik angepasst.

(1) Monatstarife verlängern sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, sofern sie nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.

(2) Jahrestarife (sofern angeboten) haben eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten und verlängern sich um jeweils ein weiteres Jahr, wenn sie nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Laufzeitende gekündigt werden. Rabatte für Jahreszahlung bleiben bei vorzeitiger Kündigung grundsätzlich anteilig geschuldet, soweit nicht zwingend anders vereinbart.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt (insbesondere bei erheblichem Zahlungsverzug, grobem Vertragsverstoß oder missbräuchlicher Nutzung).

(4) Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail an die vom Anbieter benannte Vertragsadresse genügt).

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Republik Österreich unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts sowie unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist – soweit gesetzlich zulässig – das sachlich zuständige Gericht für 1010 Wien.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt (salvatorische Klausel).

(4) Änderungen dieser AGB werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen, gelten die geänderten AGB als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitszeitpunkt der Änderung zu.

(5) Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist – soweit nicht anders vereinbart – Wien.